ANALISIS TUGAS

Analisis tugas adalah suatu proses mengkaji seorang manusia dalam melaksanakan tugas, apa saja peralatan yang mereka gunakan, dan hal-hal apa saja yang perlu mereka ketahui. Memeriksa tugas-tugas user untuk mengetahui dengan baik apa yang dibutuhkan user dari interface yang mereka rancang dan bagaimana mereka akan menggunakannya.

Analisis tugas memiliki ruang lingkup yang luas. Selain meliputi tugas-tugas yang melibatkan penggunaan komputer, analisis tugas juga memodelkan aspek-aspek dunia nyata baik yang menjadi bagian maupun tidak dalam system komputer. Misalnya, jika dilakukan analisis tugas terhadap pekerjaan pengolah kata (word processing), maka aktifitas mengambil kertas / dokumen dari filing cabinet, mengganti pita atau tinta komputer, memasukkan disket ke dalam drive akan menjadi bagian dari hal-hal yang tercakup didalamnya. Istilah-istilah analisis tugas:

        1.      Sasaran adalah kondisi sistem yang ingin dicapai manusia.

        2.      Tugas adalah himpunan tersruktur dari aktifitas yang dibutuhkan, digunakan sebagai hal penting untuk mencapai sasaran dengan menggunakan perangkat tertentu.

        3.      Aksi adalah tugas yang tidak mengandung pemecahan persoalan.

        4.      Rencana terdiri atas sejumlah tugas atau aksi yang disusun dalam suatu urutan.

Analisis tugas digunakan untuk:

             A       Manual dan pengajaran.

Ø  Mengajarkan cara melakukan task.

Ø  Menyusun manual atau materi ajar.

Ø  Membantu user menjelaskan sistem ke orang lain.

            B       Menangkap kebutuhan dan merancang sistem.

Ø  Memandu perancangan sistem baru.

Ø  Membantu perancang dalam memilih model internal untuk sistem yang sesuai dengan harapan user.

Ø  Meramalkan penggunaan sistem baru.

            C       Merancang antarmuka detail.

Ø  Mengklasifikasi tugas atau objek yang digunakan dalam perancangan menu.

Ø  Menghubungkan antara objek dengan aksi.

Teknik Analisis Tugas

Teknik analisis tugas dibagi menjadi tiga bagian, antara lain:

         1.      Dekomposisi Tugas

Teknik analisis tugas umumnya membuat dekomposisi tugas untuk mengekspresikan aksi yang harus dilakukan. Salah satu pendekatan yang sering digunakan adalah Hierarchical Task Analysis (HTA). Output HTA adalah hirarki tugas dan sub-task dan juga rencana yang menggambarkan urutan dan kondisi (syarat) suatu sub-tugas dilaksanakan.

         2.      Analisis Berbasis Pengetahuan

Dimulai dengan mendaftar semua objek dan aksi yang terlibat dalam tugas dan kemudian membangun taksonominya, mirip seperti apa yang dilakukan pada bidang biologi: hewan termasuk dalam invertebrata dan vertebrata, hewan vertebrata adalah ikan, burung, reptil, amphibi, atau mamalia, dan seterusnya tujuannya untuk memahami knowledge yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas.

        3.      Teknik Berbasis Relasi Entitas

Diadopsi dari desain database. Dalam database, entitas yang dipilih untuk analisa adalah yang diharapkan untuk direpresentasikan pada system komputer. Dalam analisis tugas, jangkauan entitas tidak terbatas pada komputer entitas termasuk objek fisik, aksi yang dilakukan dan manusia yang melaksanakannya. Objek juga dapat berbentuk komposit dimana membentuk mengandung lebih dari satu objek.

Sumber Informasi dan Pengumpulan Data

Analisis tugas memungkinkan kita membuat suatu struktur data mengenai tugas, dan hasilnya akan baik jika didukung oleh sumber data yang baik pula. Proses analisis data tidak semata-mata mengumpulkan, menganalisis, mengorganisasikan data dan mempresentasikan hasil, namun kadangkala kita harus kembali melihat sumber data tersebut dengan pertanyaan dan pandangan baru. Pada prakteknya, keterbatasan waktu dan biaya menyebabkan seorang analis berusaha mengumpulkan data yang relevan secepat dan seekonomis mungkin. Bahkan jika dimungkinkan, seorang analis harus dapat memaksimumkan penggunaan sumber informasi murah yang sudah ada sebelum melakukan pengumpulan data yang memakan biaya. Berikut ini adalah beberapa sumber informasi yang dapat dipergunakan untuk membuat analisis tugas :

       A.    Dokumentasi

Sumber data yang mudah didapat adalah dokumentasi yang telah ada di organisasi seperti buku manual, buku instruksi, materi training dan lain sebagainya. Dokumen-dokumen ini umumnya berfokus pada item tertentu dalam suatu peralatan atau software komputer. Dokumen manual peralatan tertentu misalnya, mungkin hanya memberikan informasi mengenai fungsi dari peralatan tersebut tidak bagaimana peralatan tersebut digunakan dalam pengerjaan suatu tugas.

      B.     Observasi

Observasi langsung baik secara formal maupun informal perlu dilakukan jika seorang analis ingin mengetahui kondisi dari pengerjaan tugas. Hasil observasi dan dokumentasi yang ada dapat digunakan untuk analisis sebelum memutuskan untuk melakukan pengumpulan data dengan tehnik lain yang memakan biaya. Observasi dapat dilakukan di lapangan atau dalam sebuah laboratorium. Jika observasi dilakukan di lapangan analis dapat mengetahui kondisi yang sebenarnya dari proses pengerjaan tugas. Sebaliknya, pada observasi yang dilakukan di labor atorium, analis dapat lebih mengendalikan lingkungan dan umumnya tersedia fasilitas yang lebih baik. Observasi juga dapat dilakukan secara aktif dengan memberikan pertanyaan atau secara pasif dengan hanya memperhatikan obyek ketika sedang bekerja.

      C.     Wawancara

Bertanya pada seorang yang ahli pada bidang tugas yang akan dianalisis seringnya merupakan cara langsung yang cepat untuk mendapatkan informasi mengenai suatu tugas. Ahli tersebut bisa saja si manager, supervisor, atau staf yang memang mengerjakan tugas tersebut. Wawancara kepada ahli sebaiknya dilakukan setelah observasi.

      D.    Analisis Awal

Setelah data diperoleh dari beberapa sumber seperti buku manual, observasi maupun wawancara, maka detail analisis dengan berbagai metode yang ada dapat mulai dilakukan. Untuk tahap awal, dapat dilakukan dengan mendaftar obyek dan aksi dasar. Cara mudah yang dapat ditempuh adalah dengan menelusuri dokumen-dokumen yang ada dan mencari kata benda yang akan menjadi obyek, serta kata kerja yang akan menjadi aksi. Namun hal ini tidaklah selamanya cukup. Tidak mudah mengenali posisi obyek dan aksi tersebut dalam dokumen terutama untuk obyek atau aksi yang dijelaskan secara implisit.

      E.     Pengurutan dan Klasifikasi

Ada beberapa tehnik untuk membuat klasifikasi dan pengurutan entri berdasarkan beberapa atribut. Beberapa analis melakukan pengurutan dan klasifikasi sendiri, namun ada juga yang dibantu oleh ahli berdasarkan bidang analisis.

Penggunaan Hasil Analisis Tugas

Output analisis tugas adalah bentuk perincian dari tugas yang dilakukan orang, Teknik yang mereka gunakan, alat yang digunakan serta rencana dan urutan aksi untuk melaksanakan tugas tersebut. Berikut ini adalah contoh tiga jenis penggunaan output analisis tugas, yaitu:

  Ø  Manual atau pengajaran.

  Ø  Pendefinisian kebutuhan dan perancangan system

  Ø  Perancangan detail interface